Administratief medewerk(st)er planning

Om onze klanten zo goed mogelijk te bedienen is de eerste handeling in de operaties enorm belangrijk om onze diensten zo correct mogelijk uit te kunnen voeren. Deze begint bij onze administratief medewerk(st)ers.

We zijn opzoek naar een Fulltime kracht die bij ons de afdeling komt versterken.
De onderstaande criteria zijn noodzakelijk voor kandidaten:

Doel van de functie

Ondersteunen van de (senior) planners bij de afhandeling van de administratieve & communicatieve (telefooncentrale) werkzaamheden in het transport proces.

Tevens verantwoordelijk voor de 1ste opvang van bezoekers aan de balie, de telefooncentrale, voorraadbeheer transportplanning gerelateerde artikelen (cmr’s, tacho schijven, zegels etc.), in- en uitgaande post alsmede organisatie van de interne “catering” (afwas, koffiezetapparaten, s(n)oep automaat etc..)

Plaats in de organisatie
Rapporteert aan de betreffende senior planner, en voor algemene zaken aan de Managing Director.

Taken en verantwoordelijkheden
Ondersteunen van de (senior) planner bij diverse administratieve werkzaamheden:
(afhankelijk van afdeling kunnen deze wel of niet voorkomen)
- Order aanmaak;
- Emballage administratie;
- Rit administratie;
- Performance registratie & controle (bijv. Transwide, STAT);
- Vergunningen, Eurovignetten en overige wettelijk benodigde documenten;
- Archiveren Interchange formulieren;
- Beheer & onderhoud tank- tol- en tunnelpasjes;
- Beheer & onderhoud automappen incl. vergunningen;
- Rit opdrachten voor chauffeurs & charters;
- Opvragen afgetekende CMR’s bij charters;
- Controle van transport gerelateerde inkoopfacturen (charters);
- Dossierverwerking (cmr’s bij juiste dossiers t.b.v. facturatie);
- claimen van wachturen en extra kosten op instructie van (senior) planners;
- Telefooncentrale (incl. correct doorverbinden en conform telefoon etiquette).

Kennis en vaardigheden
- MBO opleiding;
- Enige transport ervaring en- of basiskennis;
- Prima sociale & communicatieve vaardigheden;
- Beheersing van de Nederlandse, Duitse, Engelse, Italiaanse of Franse taal (afhankelijk van afdeling);
- Uiterst accuraat in de administratieve vastlegging & afwerking;
- Enige ervaring met pc incl. Microsoft & Wetron applicaties.

Persoonlijkheid
- Positief prettige persoonlijkheid;
- Gedreven, wil om te leren;
- Verantwoordelijkheidsgevoel;
- Teamspeler;
- Representatief & professioneel;
- Stressbestendig;
- Initiatief (niet wachten op werk, maar vragen om werk).

Voldoe je aan deze criteria, stuur dan je CV, een recente foto en details over eventuele beschikbaarheid door aan